Walne Zebranie Członków stowarzyszenia w czasie pandemii COVID – 19
Pomimo dalszego trwania w naszym kraju stanu epidemii, dla wielu przedsiębiorców, w tym organizacji pozarządowych prowadzących działalność gospodarczą, zbliża się - przedłużony „Tarczą” z dnia 31 marca 2020 r. o 3 miesiące – termin zatwierdzania sprawozdań finansowych i merytorycznych. Powyższe oznacza, że:
sporządzenia i podpisania sprawozdań należy dokonać do końca czerwca, a następnie
zatwierdzić je do końca września.
O ile samo sporządzenie, podpisanie i przesłanie do US i KRS sprawozdań nie powinno stanowić problemów (składa się je w formie elektronicznej), to kwestia zatwierdzenia sprawozdań przez Walne Zebranie Członków stowarzyszenia bądź odpowiedni organ statutowy w fundacji może być w czasie pandemii problematyczna.
Oczywiście ustawowe przesunięcie terminów „kupuje” organizacjom trochę czasu, jednak dla tych stowarzyszeń i fundacji, które chciałyby w najbliższym czasie przeprowadzić zebrania celem zatwierdzenia sprawozdań i zamknięcia tych tematów albo mają do przeprowadzenia wybory bądź zmiany statutu, istnieją bezpieczne rozwiązania:
można przeprowadzić zebranie w ograniczonym gronie (2-3 osób) na podstawie udzielonych pełnomocnictw, bądź
można odbyć zebranie z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej (zebranie online).
Jak jednak przeprowadzić Walne Zebranie Członków
w czasie pandemii COVID – 19?
Wszyscy powoli przyzwyczajamy się do odmiennego funkcjonowania w świecie z koronawirusem. Nasze życie, w tym organizacji pozarządowych, toczy się jednak dalej. W wielu organizacjach istnieje potrzeba przeprowadzenia Walnego Zebrania Członków w celu zatwierdzenia sprawozdań, wyboru nowych władz czy zmiany statutu. Wobec powyższego, zasadnym staje się pytanie, czy i jak można zorganizować zebranie dużej ilości ludzi w jednym miejscu, bez narażania ich na możliwość zarażenia koronawirusem. Koniecznym jest więc zapoznanie się z możliwymi rozwiązaniami, które pozwolą na odbycie posiedzenia i przegłosowanie najważniejszych rzeczy dotyczących działalności organizacji.
W pierwszej kolejności można oczywiście opóźnić zwołanie zebrania albo przenieść już wyznaczone zebranie, na zasadach opisanych w statucie. Jednakże są również możliwości faktycznego odbycia Walnego Zebrania, bez konieczności spotkania wszystkich członków osobiście. Pierwsze to tzw. głosowanie przez pełnomocników, a drugie to odbycie Wlanego Zebrania z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
Głosowanie przez pełnomocników
Celem wprowadzenia takiego rozwiązania jest ograniczenie liczby osób, które spotykają się, by podjąć kluczowe decyzje dla stowarzyszenia. Co ważne, pełnomocnicy muszą reprezentować taką liczbę członków stowarzyszenia, która pozwoli na podjęcie statutowych decyzji.
Oczywiście pojawiają się głosy, iż dwie lub trzy osoby reprezentujące pozostałą większość członków to rozwiązanie, które może zagrażać wewnętrznej demokracji stowarzyszenia, jednakże biorąc pod uwagę okoliczności związane z wymogiem społecznej izolacji, bezpośrednia wewnętrzna debata członków stowarzyszenia nie powinna stanowić dla nich bariery nie do przejścia.
Celem uniknięcia powyższych wątpliwości, można precyzyjnie określić, jakie dokładnie kwestie miałyby być poruszane w trakcie spotkania. Nikt nie zabroni bowiem członkom stowarzyszenia na zgłoszenie tematów, nad którymi warto się pochylić.
PLAN DZIAŁANIA
Zawiadomienie o zebraniu i przygotowanie
O każdym Walnym Zebraniu Członków trzeba najpierw wszystkich zainteresowanych powiadomić w sposób i terminie wynikającym ze statutu. Możemy zatem już na tym etapie zaprosić członków do wspólnego przygotowania zebrania. W przygotowaniu mogą wziąć udział wszyscy członkowie stowarzyszenia, a odbyć może się to za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W trakcie takiego przedwstępnego spotkania można ustalić termin rzeczywistego Walnego Zebrania Członków oraz omówić merytorycznie te kwestie, które mają być procedowane i poddane głosowaniu na Walnym Zebraniu Członków. W związku z faktem, iż jest to rozwiązanie szczególne, podczas takiego „spotkania” należy rozwiązać wszystkie wątpliwości członków stowarzyszenia, co do podejmowanych decyzji.
Udzielenie pełnomocnictw
Na tym etapie członkowie stowarzyszenia powinni udzielić pełnomocnictwa wybranym osobom. Tu ponownie podkreślić należy, iż celem tego rozwiązania jest ograniczenie ilości osób, które mają ze sobą bezpośredni kontakt, do minimum, a więc liczba pełnomocników powinna wynosić dwie lub trzy osoby.
Przeprowadzenie Walnego Zebrania Członków
W terminie i miejscu ustalonym w trakcie przygotowania spotykają się ci członkowie stowarzyszenia, którzy poza sobą reprezentują również zdecydowaną większość pozostałych członków. Oni też prowadzą dokumentację spotkania, a więc sporządzają listę obecności, wpisując na niej siebie i osoby przez nich reprezentowane, dołączając do listy obecności wszystkie pełnomocnictwa. Ponadto, spisują protokół i uchwały podjęte na Walnym Zebraniu Członków.
JAK SPORZĄDZIĆ PEŁNOMOCNICTWO ?
Kwestia pełnomocnictwa jest jedną z istotniejszych w przypadku tej formy głosowania, gdyż od tego zależeć może podjęcie konkretnych uchwał. I tak, decydujące znaczenie ma forma pełnomocnictwa, jego zakres, ograniczenia oraz rozwiązanie problemu z głosowaniem tajnym.
Forma pełnomocnictwa
Pełnomocnictwo musi zostać sporządzone w formie pisemnej. Skan podpisanego dokumentu należy wysłać z adresu poczty elektronicznej, który jest znany pozostałym członkom stowarzyszenia.
Zakres pełnomocnictwa
W pełnomocnictwie wskazać należy wszystkie kluczowe dane stowarzyszenia, osoby, która udziela pełnomocnictwa oraz której to pełnomocnictwo jest udzielane (numery identyfikacyjne, dane osobowe). Co ważne, jest to pełnomocnictwo do reprezentowania i wykonania prawa głosu tylko na jednym, konkretnym walnym, co również powinno być w nim wskazane, poprzez wpisanie daty Walnego Zebrania. Warto również w pełnomocnictwie wskazać dokładny zakres spraw, w których głosować może pełnomocnik oraz jakiej odpowiedzi powinien udzielić.
Ograniczenia
W tym miejscu wskazać należy, iż w przypadku dokładnego określenia tego, co ma być przedmiotem walnego oraz uzgodnienia decyzji i wypracowania wspólnych rozwiązań, mocodawca może zawrzeć w pełnomocnictwie dokładną instrukcję głosowania na poszczególne punkty zebrania, ograniczając przy tym możliwość swobodnego decydowania przez pełnomocnika.
Głosowanie tajne
W przypadku Walnego Zebrania, na którym podejmowane mają być decyzje dotyczące wyborów do władz, możliwe jest wyklarowanie kandydatów podczas przygotowania, tak by każdy z członków stowarzyszenia popierał konkretną kandydaturę. Ponadto, instrukcja do głosowania może zostać przekazana pełnomocnikowi, bez zamieszczania jej w pełnomocnictwie. Ostatnim sposobem jest zamieszczenie „głosu” w pełnomocnictwie, co jednak niejako burzy tajność głosowania.
Walne Zebranie Członków online
Ta forma przeprowadzania posiedzeń i głosowania w stowarzyszenia zawarta została w ustawie z dnia 16 kwietnia 2020 roku o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. 2020 poz. 695), tzw. Tarcza Antykryzysowa.
Zgodnie z regulacją zawartą w artykule 18 Tarczy, możliwe jest przeprowadzenie Walnego Zebrania z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, pod pewnymi warunkami:
członkowie stowarzyszenia muszą wyrazić zgodę (w formie dokumentowej) na posiedzenia i głosowanie z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej,
w zawiadomieniu o posiedzeniu zawarte muszą być dokładne informacje dotyczące sposobu uczestnictwa i wykonywania prawa głosu,
zapewniona musi być transmisja obrad posiedzenia w czasie rzeczywistym, dwustronna komunikacja w czasie rzeczywistym, w ramach której członek władzy stowarzyszenia może wypowiadać się w toku obrad oraz możliwość wykonania osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku posiedzenia.
Co warto podkreślić, przepisy Tarczy nie obowiązują, jeżeli w statucie stowarzyszenia w sposób jednoznaczny wyłączono możliwość przeprowadzenia posiedzeń i głosowania władz stowarzyszenia z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
Pomysł organizowania Walnego Zebrania online sprowadza się do tego, iż w miejscu posiedzenia znajduje się jedna lub dwie osoby, odpowiedzialne za prowadzenie spotkania. Łączą się one z pozostałymi członkami za pomocą środków umożliwiających przekaz audio i video. Dodatkowo powinna istnieć również możliwość przesyłania dokumentów, jak i spisywania online najważniejszych uzgodnień i głosowań, choć nie jest to obowiązek.
DOKUMENTACJA Z ZEBRANIA
Protokół i uchwały zostają spisane oraz podpisane przez osobę (osoby) obecne w miejscu posiedzenia. Większy problem pojawia się w przypadku sporządzenia listy obecności. Trudno bowiem wymagać, by każdy członek stowarzyszenia podpisywał listę i jej skan przesyłał do kolejnej osoby. W pierwszej kolejności jest to rozwiązanie czasochłonne, poza tym trudno wymagać, by każdy we własnym domu posiadał skaner. Możliwym jest więc przyjęcie innego rozwiązania, a mianowicie, iż osoba, która przewodniczy posiedzeniu spisałaby listę obecności, podpisała, a następnie załączyła do protokołu lub listę w nim umieściła. Innym rozwiązaniem jest nagranie (za zgodą uczestników) całego posiedzenia, wpisanie tej informacji do protokołu, gdzie spisana byłaby również lista obecności.
Podsumowanie
Zarówno glosowanie przez pełnomocników, jak i przeprowadzenie Walnego Zebrania Członków online, daje możliwość zapewnienia maksymalnego bezpieczeństwa członków danego stowarzyszenia. Co więcej, druga z przedstawionych form głosowania (online) jest z pewnością wygodniejsza, w porównaniu z koniecznością odbycia spotkania przez członków stowarzyszenia, którym często trudno pogodzić ten obowiązek m.in. z pracą zawodową.
Nasza Kancelaria od kilku lat współpracuje z wieloma stowarzyszeniami, pomagając przebrnąć ich członkom przez skomplikowane przepisy oraz kolejne postępowania rejestrowe. Pozwoliło nam to dokładnie poznać zarówno specyfikę istnienia stowarzyszeń, jak również sposób ich funkcjonowania, oraz wypełniania obowiązków i dokonywania zmian.
Jeżeli więc jesteś członkiem organizacji pozarządowej albo chciałbyś ją założyć, a masz jakiekolwiek wątpliwości czy pytania dotyczące zarówno procedur, praw i obowiązków organizacji, czy „uszycia na miarę” statutu Twojej organizacji, szczególnie teraz, gdy panuje epidemia, chętnie przeanalizujemy Twoją sytuację i doradzimy podjęcie odpowiednich kroków prawnych.
Zapraszamy do kontaktu.